SharePoint の通知を管理者が集中管理したい – SharePoint Designer 2007 を利用する

今回も、セミナーに受講していただいた方からの質問ネタです。

SharePoint の通知を管理者サイドで集中管理したい場合はどうすればいいのか?という質問を受けました。

SharePoint の通知機能は通知を誰に送信するかという設定を管理者側 (フルコントロール権限 or 階層の管理権限が必要) で行えますが、ユーザーが自分自身の通知設定を行うことも可能です。つまり、管理者が設定した自分への通知設定を、ユーザーが削除することもできちゃうわけです。

もちろん、ユーザー側で通知の設定ができることでうれしい場面もありますが、今回の質問のように管理者側で通知を集中管理したい場合には、管理者がせっかく設定した通知をユーザー側で削除されては困りますよね。

そこで、使えるのが SharePoint Designer 2007 のワークフローです。

アイテムが作成、変更されたタイミングで自動的に開始するワークフローを作成し、特定のメンバにメールを送るアクションを設定すると、通知と同様のことができます。

SharePoint Designer で通知を送信するワークフローの作成方法

1. ワークフローを設定したい SharePoint サイトを SharePoint Designer 2007 で開きます。

2. [ファイル] メニュー – [新規作成] – [ワークフロー] をクリックして、ワークフローデザイナーを立ち上げます。

3. ワークフローデザイナーの最初の画面で、次のように設定し、[次へ] をクリックします。

 設定項目  設定内容
 ワークフローの名前  ・任意の名前(通知の送信)
 ワークフローを運用する
 SharePoint リスト
 ・ワークフローを定義したい リスト または ライブラリ を指定
 ワークフロー開始フロー
 オプション
 ・[手動で開始]のチェックを外す
 ・[新しいアイテムが作成されたとき]、[アイテムが変更された
  とき] のどちらか、もしくは両方を選択

4. [条件] はなしのまま、[アクション] で 「電子メールを送信する」を選択します。

5. [メッセージ] をクリックして、宛先や件名、本文を指定します。
([本文への参照の追加] を活用して、アイテムへの URL や誰が更新したか、更新日時などを入れると便利ですね♪)

6. ワークフローデザイナーで [完了] をクリックします。

できあがりです。

標準の通知の設定より手間はかかりますが、管理者側での集中管理ができますし、プロパティと連携して、特定のプロパティの値によって、通知を送信するメンバを変更することなどもできますよね。

奥田理恵

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