SharePoint Designer ワークフロー [電子メールを送信する] アクションの注意点

 

こんばんは奥田です。今日は SharePoint Designer のワークフローについてです。

ライブラリにファイル保存したタイミングで自動開始させ、プロパティの値に応じて通知メールの送信先を変更するワークフローを SharePoint Designer で作成したのですが、[電子メールを送信する] アクションを利用する際に気を付けなきゃいけない点を発見したのでご紹介します。

 

[電子メールを送信する] アクションでメールの宛先を指定する際、下記画面のように、SharePoint グループを選択できるようになっています。宛先にSharePoint グループを指定すると、そのグループのメンバ全員宛てのメールを送信できるんですね。

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でも、動作確認するとユーザーによってワークフローが動作しない場合がありました。

[デザイン] 権限以上を持つユーザーでないと SharePoint グループを使ったメール送信機能を持つワークフローは動作できないようです。理由はまだよくわかっていないのですが、デザイン権限以上を持たないと SharePoint グループ内のユーザーを参照することができないんでしょうね。。

 

ただ、ほとんどの場合利用ユーザーには投稿レベルの権限を割り当てると思うので、SharePoint Designer でメール送信の動きを利用したワークフローを作成する際には、宛先には SharePoint グループは利用できないですね。

 

ということで、こないだ気づいたことでした。

 

奥田理恵

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