SharePoint & InfoPath ユーザー共通の悩み

トレーニング/教育の現場からでてきたソリューションのご紹介です。

SharePoint Server を使っていくと、リストを最大限に活用しよう、、、と考え始めます。
リストへの列の追加などで情報の整理をしたり、ビューを作成してグルーピングや集計をすると、これまで Excel でやっていたことの一部を SharePoint のリスト上で、かつ他のユーザーと共有しながらできます。

ところが、データ入力の作業効率向上、他のデータベースからのデータ参照などをやろうとすると、標準のリストへのデータ入力の機能・画面ではかなり厳しくなってきます。SharePoint 上で開発をして入力画面を作る、、、という方法もありますが、そこまでの開発費用・工数をかけなくても フォームライブラリー と InfoPath でかなりのことができます。

InfoPath とフォームライブラリーによるソリューション開発はノンコーディングである程度のことができるので、このような SharePoint 上のリストへの入力(正確にはフォームライブラリーになりますが)や、ちょっとした入力フォームや「紙の申請書」を電子フォーム化し、都度発生するフォームの修正なども比較的容易に即対応できる魅力があります。

InfoPath と SharePoint のこのような使い方について、弊社のトレーニングコースでもご紹介してきました。

InfoPath & SharePoint ソリューション構築テクニック

ところが、トレーナーがこのトレーニングコース(改定前の旧コース)を受講された方とお話をしたり、個別教育、テクニカル・アドバイスでお客様先に訪問してお話を聞くと、ほぼ共通した「悩み」がありました。

それがデータベースのテーブルからデータを参照する際の「全件取得」と「フィルタ」による絞り込みです。
たった数件のレコードを選択・表示するために、対象となるテーブルから全件レコードをとりこみ、フィルタで除外する仕組みは、イントラネットの環境、それほど大きくないテーブルであれば問題ありませんが、さまざまな活用をしようとすると「フォームを開くまで時間がかかる」という問題に直面します。

また、このような問題を避けるために InfoPath Forms Services (IPFS) を利用しようとすると、IPFS では「フィルタ」をサポートしていないため、IPFS で既存フォームを再利用できない、、、となります。

ユーザーのデータ入力を容易にし、また、データの正確性を保つためにはドロップダウン リストから該当するデータを選択させる方法を多用したいにもかかわらず、、、です。

InfoPath & SharePoint ソリューション構築テクニックのコースではその点についても触れてきましたが、その解決方法はフォームテンプレートやデータ接続を複数用意し、条件付き書式を使って表示・非表示にしたり、VSTA (Visual Studio Tools for Applications) でコーディングしたり、Visual Studio を使って Web サービスを構築する、というものでした。開発の敷居の低さと効率から InfoPath を選択されたお客様にとってはコーディングによる解決方法はなかなか受け入れられるものではなかったことは言うまでもありません。複数データ接続と条件付き書式を使った方法はノンコーディングですが、フォームの設計の容易さやそのあとのメンテナンスを考えると、ベストな解決方法、、、とは言えませんでした。

教育を提供している立場のものとしては「ちょっと歯がゆい」状況だったわけです。

この状況を解決するソリューション、それが qWSSP (QDABRA Web Solution Pack) になります。
次の投稿では qWSSP とは何か、どうやって手に入れるか、をご紹介します。

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