Office 365 メール アカウント いろいろ

この投稿は Facebook の「Office 365 コミュニティ」の企画「Office 365 Advent Calendar 2013」の12月21日分として作成したものです。

こんにちは。クリエ・イルミネートで非トレーナー/ノンテク業務担当の沼口です。
今日は Office 365 のメールボックス Tips についてご紹介したいと思います。
お約束になりますが、私はトレーナー/コンサルタントではありませんのでクリエ・イルミネートのトレーナー ブログのような「会社としての技術紹介」とは違うことをご理解・ご了承いただきたく思います。とはいえ、弊社は通常業務で Office 365 や SharePoint を使い倒しておりますので、本投稿が何らかのご参考になればと考えております。

利用できるメールボックスの種類

1ユーザー1メールボックスは当たり前です。また、有名なところではリソース メールボックスでしょうか。リソース メールボックスは「会議室A」などを割り当てて、Outlook の予定表で会議室予約で利用します。

リソース メールボックスのオプションの構成
http://help.outlook.com/ja-jp/140/ff919190.aspx

エクシード・ワンさんが情報提供している Office365Room での会議室メールボックス作成手順http://goo.gl/MYjTAM

他によくあるのは、例えば info@hogehoge.comcontact@hogehoge.com などのお問い合わせ先や対外的な会社のメールアドレスとメールボックスが必要になります。まさか、このためにライセンスを使って 1 ユーザーを割りあてる、、、なんてことしてませんよね?

このような場合は Office 365 の共有メールボックスを使います。共有メールボックスは Office 365 のライセンスを消費しません。

共有メールボックスを開いて使う(office.microsoft.com)
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/HA103834307.aspx

共有メールボックスの設定(PowerShell)
http://help.outlook.com/ja-jp/140/ee441202.aspx

共有メールボックスを利用する(ビデオ)
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/VA104012830.aspx

これが意外と便利なんです。

    • Outlook 2013 では共有メールボックスは自動的に左サイドバーに追加される
    • OWA では「共有フォルダーの追加」の操作が必要だが、同様に自分のメールボックスの下に表示される
    • 自分のアカウントの Outlook から info や contact のメールボックスが参照できる
    • 自分のアカウントの Outlook から info や contact でメールの送信ができる

これだけできれば共有のメールアドレスとしては十分ですね。

      一方で、プロジェクトなどに関連するメールをためておきたい、メンバーと共有したい、という場合もあります。全部のメールじゃなくて、記事録やなにかしらの証左となるようなメールなどです。プロジェクトメンバーが入れ替わったりしても新メンバーに過去のメールを参照させたい、関連するメールだけをまとめておきたい、などの場合は、SharePoint の

サイト メールボックス

    がおすすめです。

サイト メールボックスも Office 365 の Exchange Online ライセンスを消費しません。
SharePoint Online のサイト メールボックスも共有メールボックス同様、自分のメール プロファイルの Outlook 2013 や OWA に追加することが可能です。

サイト メールボックスを作る

サイト メールボックスの作成はいたって簡単です。一番楽なのはチームサイト作成直後の「サイトでの作業の開始」の一番右にある「コンテキスト内電子メールの保持」をクリックすると、そのサイトのサイト メールボックスの作成が始まります。

sitemailbox0

サイトで「コンテキスト内電子メールの保持」を再びクリックすると、まだ準備ができていなければ以下のようなメッセージの画面になります。

sitemailbox2

準備ができれば、いつもの OWA の初期画面になるので、タイムゾーンを選択して保存します。
そのときの状況にもよるでしょうが、おおよそ5~10分くらいで準備ができるようです。

sitemailbox3

サイト メールボックスの OWA の場合は、左上から SharePoint サイトに戻ることができます。

sitemailbox4

これで作成されたメール アドレスに対してメールを送信することで、このサイトへのアクセス権を持つユーザーがサイト メールボックスの確認をできるようになります。

様々なオプション

OWA でサイト メールボックスを開いた状態で、右上の歯車設定アイコンをクリックし  [オプション] を選択すると通常のユーザー用の Exchange Online 同様の様々な設定が可能です。

sitemailboxd

とはいえ、使うとすれば、[ブロックまたは許可] あたりと [設定] の [予定表] と [地域](Inbox になってる、などは地域でフォルダ表示を日本語に)くらいでしょうか。[メールの整理] の [受信トレイのルール] での転送などは最初使うかと思いましたが、Outlook/OWA 統合をしてもらえばほぼ使う必要がありませんでした。

Outlook/OWA 統合の仕方は共有メールボックスと全く一緒です。

サイト メールボックスのドキュメントの同期と Outlook 連携

Outlook/OWA 統合すると、Outlook のサイト メールボックスのサブフォルダとしてサイトにあるドキュメント フォルダー(ライブラリー)が追加され、そこでドキュメントの同期が可能になります。

おもしろいのは OWA ではできませんが、Outlook 2013 での統合機能で、ドキュメント ライブラリ―のアイテムを [転送] とすると、ドキュメント ライブラリーのアイテムのリンクが張り付いたメールが作成されます。

sitemailboxe

sitemailboxf

複数アイテムを選択して、ドラッグアンドドロップでメールに落とすとこうなります。

sitemailboxha

通常の SharePoint Online のドキュメント ライブラリーと Outlook 連携では、この転送やドラッグアンドドロップの操作ではメールへの「添付」になります。

サイト メールボックスの連携で表示される「ドキュメント ライブライー」のリンクは、ドキュメントの実体を転送、ドラッグするのではなく、ドキュメントへのリンクを転送、ドラッグしているんですね。

差出人をサイト メールボックスにするのはちょっと難しい

サイト メールボックスからメールを出そうとすると、まずは「自分」のメールアドレスが使われる設定になります。左上の〇に+ のアイコンで新しいメールの作成が可能です。[差出人] をクリックすると、このサイト メールボックスのアドレスが表示されます。

sitemailbox9

でも、これで [送信] を押すとアクセス許可のエラーになります。

sitemailboxa

このチーム サイトの所有者は私ですが、、、必要なアクセス許可がないんですね。また、このメールボックス(アカウント)に対して [アクセス許可] で所有者のアクセス許可レベルを付与しても、、、だめでした。

sitemailboxb

sitemailboxc

この送信者アクセス権は PowerShell を使って設定しなければなりません。(私自身これは試していません)現実にはサイト メールボックスのアドレスで送信する必要性はあまりないように思います。基本差出人は自分のアドレスで送るのが簡単でしょう。

Office 365 でサイト メールボックスを使うための準備(office.microsoft.com)
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/HA103834109.aspx
送信者アクセス権の付与(help.outlook.com)
http://help.outlook.com/ja-jp/140/ff852815.aspx

それぞれのメールボックスの上限

1ユーザーあたりのメールボックスの既定は 50GB となりました。それにともないリソース メールボックスと共有メールボックスの容量も 10GB に増加しています。サイトメールボックスだけこのタイミングで増加せずに 5GB が既定です。

まとめ

Office 365 のライセンスを有効に活用するために、まずは共有メールボックスの利用を検討し、次にプロジェクト、タスク関連の情報共有であればチームサイトを作成してサイト メールボックスを追加することで、メールの共有だけではなく、チームサイトにあるドキュメントの共有も Outlook を通して便利に利用できます。特に Outlook の操作でドラッグアンドドロップによる「リンク貼り付け」は、1か所にあるドキュメントを共有し、ムダに複製をつくらないという Office 365 のコンセプトを具現化するものです。

この投稿がご参考になれば幸いです。

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