Visio : Visio 2016 は IRM が使えます!

 

石田です。

Office 2016 がリリースされました。

こちらに新しい機能の概要が載っているので、この内容をベースに Visio 2016 の新しくなった機能を簡単に画面ショットつきでまとめてみました。

 

■ スターター ダイアグラム (図面)

Visio では基本的に、図面を新規作成をしたときには、ページ上は真っ白で図形は配置されていませんが、Visio 2016 では、[基本フローチャート] や [詳細なネットワーク図] などの一部のテンプレートに「スターター ダイアグラム」というサンプルが用意されていて、サンプルの図面やちょっとした編集のヒントがページ上に描かれています。

このままこの図面で完成!っていうわけにはいかないですが、作成の参考にはなりますし、合わせていくつかのヒントが記載されているので、あまり詳しくない方にもやさしいかな、と思います。

starter

 

■ 操作アシスト

Visio に限らず、Office 2016 には操作アシストという操作や設定の支援機能があります。

「実行したい作業を入力してください」と書いてある操作アシストのボックスに、やりたいことや知りたいことを入力すると、候補が表示され、設定のオン / オフを実行できたり、設定画面が表示されたり、ヘルプへの誘導が表示されたりします。

たとえば、、、

Visio で [図面の保護] の設定をするとき、リボンの [開発] タブを表示して、[ドローイング エクスプローラー] からダイアログ ボックスを表示するのが一般的なのですが、[開発] タブを表示していなくても、キーワードを入力してダイアログ ボックスを表示したりできます。

"調べたい" ときと、どこにあるのかは知ってるけど "こっちのほうが早い" ときと、使う理由はさまざまですが、ちょっと賢いヘルプとして活躍してくれそうな気がします。

ただ、、、どんどん私がモノを覚えなくなるような不安もあります。。。

telllme

 

■ クイック インポート

もともと Visio にはデータ リンクという機能があって、Excel や Access、SharePoint リストなどのデータを図面にインポートして、図面ページ上の図形とリンクし、図形データとして格納する、という機能があります。

大まかな手順として、

1. データをインポートする

2. 図形にデータをリンクする

3.(必要なら) データ グラフィックを設定する

という操作を行います。

Visio 2016 では、データソースが Excel の場合に限って、「データをインポートして、なおかつ、図形のテキストと一致すればリンクまでやりますよ。データ グラフィックもつけます。」という機能が追加されています。

 

たとえば、Visio で作成した座席表と Excel で作成した社員のデータがあるとします。

 

quick

 

クイック インポートを実行してデータソースとなる Excel ブックを指定すると、こんな感じ ↓ でインポートや図形とのリンクが実行されます。

もちろん今までどおりのウィザード形式の手順での実行も可能ですので、「これだったらクイック インポートで OK かな」というときに使うものでしょうね。

そもそもインポートしたいのが Excel ブックのデータではないとか、取り込む列や行を指定したいという場合は [ユーザー定義のインポート] から、今までと同じようにウィザードで実行し、図形とのリンクを行います。

quick2

 

■ データ グラフィック

データ グラフィックは Excel の条件付き書式のような機能です。

"図形データ" に登録されている情報を使って、図形のそばに文字列を表示したり、図形の色分けをしたり、アイコンを表示したりできる機能です。(こちらでも紹介しています。)

Visio 2016 では、データ グラフィックの設定がしやすくなっていたり、グラフィックの種類が少し増えたりしています。

(この色がいいかどうかは別として) 座席の色を部署ごと色分けする設定をしてみました。
色が気に入らなければもちろん編集できます。[編集] からアクセスしたダイアログ ボックスは Visio 2013 と同じです。

datagraphic

 

■ IRM の適用

やっと!Visio でも IRM (Information Rights Management) が利用できるようになりました。

IRM の詳細はここには書きませんので、このあたりでご覧ください。

意図しない図面の持ち出しに対して、印刷の制限などの要望が多かったので、Visio 2016 を使う一番大きなメリットかもしれません。

IRM

 

 ■ 図形のデザインが少しかっこいい&増えている

一部の図形、特にフロアプランや用地計画などで利用されるステンシルの図形のデザインが新しくなっていました。

下図は、[オフィス レイアウト図] テンプレートで、机やテーブル、植木なんかを配置した図面です。

同じシェイプを使っていますが、Visio 2013 と Visio 2016 ではデザインに違いがることがわかります。

これが、「モダンになりました。」ということなのですね。

あと、、、[オフィス用アクセサリ] ステンシルにビリヤード台や卓球台なんていうシェイプが増えていたので、ビリヤード台を置いてみました♪

stencil

 

まだまだこれから Office 2016 全体を見ていかねばなりませんが、まずは Visio 2016 の新しい機能のご紹介でした。

 

-Kanoko Ishida

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