Visio : Visio 2016 は IRM が使えます!

 

石田です。

Office 2016 がリリースされました。

こちらに新しい機能の概要が載っているので、この内容をベースに Visio 2016 の新しくなった機能を簡単に画面ショットつきでまとめてみました。

 

■ スターター ダイアグラム (図面)

Visio では基本的に、図面を新規作成をしたときには、ページ上は真っ白で図形は配置されていませんが、Visio 2016 では、[基本フローチャート] や [詳細なネットワーク図] などの一部のテンプレートに「スターター ダイアグラム」というサンプルが用意されていて、サンプルの図面やちょっとした編集のヒントがページ上に描かれています。

このままこの図面で完成!っていうわけにはいかないですが、作成の参考にはなりますし、合わせていくつかのヒントが記載されているので、あまり詳しくない方にもやさしいかな、と思います。

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■ 操作アシスト

Visio に限らず、Office 2016 には操作アシストという操作や設定の支援機能があります。

「実行したい作業を入力してください」と書いてある操作アシストのボックスに、やりたいことや知りたいことを入力すると、候補が表示され、設定のオン / オフを実行できたり、設定画面が表示されたり、ヘルプへの誘導が表示されたりします。

たとえば、、、

Visio で [図面の保護] の設定をするとき、リボンの [開発] タブを表示して、[ドローイング エクスプローラー] からダイアログ ボックスを表示するのが一般的なのですが、[開発] タブを表示していなくても、キーワードを入力してダイアログ ボックスを表示したりできます。

"調べたい" ときと、どこにあるのかは知ってるけど "こっちのほうが早い" ときと、使う理由はさまざまですが、ちょっと賢いヘルプとして活躍してくれそうな気がします。

ただ、、、どんどん私がモノを覚えなくなるような不安もあります。。。

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■ クイック インポート

もともと Visio にはデータ リンクという機能があって、Excel や Access、SharePoint リストなどのデータを図面にインポートして、図面ページ上の図形とリンクし、図形データとして格納する、という機能があります。

大まかな手順として、

1. データをインポートする

2. 図形にデータをリンクする

3.(必要なら) データ グラフィックを設定する

という操作を行います。

Visio 2016 では、データソースが Excel の場合に限って、「データをインポートして、なおかつ、図形のテキストと一致すればリンクまでやりますよ。データ グラフィックもつけます。」という機能が追加されています。

 

たとえば、Visio で作成した座席表と Excel で作成した社員のデータがあるとします。

 

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クイック インポートを実行してデータソースとなる Excel ブックを指定すると、こんな感じ ↓ でインポートや図形とのリンクが実行されます。

もちろん今までどおりのウィザード形式の手順での実行も可能ですので、「これだったらクイック インポートで OK かな」というときに使うものでしょうね。

そもそもインポートしたいのが Excel ブックのデータではないとか、取り込む列や行を指定したいという場合は [ユーザー定義のインポート] から、今までと同じようにウィザードで実行し、図形とのリンクを行います。

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■ データ グラフィック

データ グラフィックは Excel の条件付き書式のような機能です。

"図形データ" に登録されている情報を使って、図形のそばに文字列を表示したり、図形の色分けをしたり、アイコンを表示したりできる機能です。(こちらでも紹介しています。)

Visio 2016 では、データ グラフィックの設定がしやすくなっていたり、グラフィックの種類が少し増えたりしています。

(この色がいいかどうかは別として) 座席の色を部署ごと色分けする設定をしてみました。
色が気に入らなければもちろん編集できます。[編集] からアクセスしたダイアログ ボックスは Visio 2013 と同じです。

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■ IRM の適用

やっと!Visio でも IRM (Information Rights Management) が利用できるようになりました。

IRM の詳細はここには書きませんので、このあたりでご覧ください。

意図しない図面の持ち出しに対して、印刷の制限などの要望が多かったので、Visio 2016 を使う一番大きなメリットかもしれません。

IRM

 

 ■ 図形のデザインが少しかっこいい&増えている

一部の図形、特にフロアプランや用地計画などで利用されるステンシルの図形のデザインが新しくなっていました。

下図は、[オフィス レイアウト図] テンプレートで、机やテーブル、植木なんかを配置した図面です。

同じシェイプを使っていますが、Visio 2013 と Visio 2016 ではデザインに違いがることがわかります。

これが、「モダンになりました。」ということなのですね。

あと、、、[オフィス用アクセサリ] ステンシルにビリヤード台や卓球台なんていうシェイプが増えていたので、ビリヤード台を置いてみました♪

stencil

 

まだまだこれから Office 2016 全体を見ていかねばなりませんが、まずは Visio 2016 の新しい機能のご紹介でした。

 

-Kanoko Ishida

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Visio : Office 365 の資料作成におすすめのステンシル

 

Visio では、シェイプ (図形) を図面ページに配置して図面を作成します。

もともと Visio に入っているシェイプだけではなく、マイクロソフトのサイトなどでたくさんのシェイプが公開されているので、これらをダウンロードして自分の Visio (を使っている PC) に取り込んで使うことができます。

最近、資料作成でよく使っているのが New Office Visio Stencil のシェイプ。

こんな感じ ↓ の Exchange や SharePoint、Lync & Skype for Business などのシェイプが提供されています。

Visio には [プレゼンテーション モード] という全画面表示モードがあるので、図形へのハイパーリンクの設定と組み合わせて、複数の図面ページをいったりきたりするプレゼン資料を作るというのもおすすめです♪

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以下は、シェイプのダウンロード等についての補足です。

 

■ シェイプやテンプレートなどのツール ダウンロード サイト

Visio の製品サイト にアクセスすると、トップページにどーんと無償シェイプのご案内がでていると思うので、まずはこちらにアクセスしてください。もしくは こちら からどうぞ。

[Microsoft Visio シェイプ & ツール集] のページにアクセスして必要なファイル等をダウンロードします。

ツールによってダウンロード後の操作は異なります。

インストール手順がページ上に掲載されていたり、ダウンロードしたファイル一式の中に、セットアップ手順の記載されているドキュメントが入っているので、それにしたがって操作します。

setup.exe を実行するとテンプレートとシェイプ (ステンシル) がインストールされるタイプもあるし、zip されているステンシル用のファイル (*.vss や *.vssx) をダウンロードして、適切な場所に自分で配置するタイプもあります。

たとえば、現場での作業指示書や見取り図の作成を作成するときに利用されている、『動く作業員 Ver 2.0』 というツールの場合は、ダウンロードした zip ファイルを解凍し、中に入っている setup.exe でセットアップを実行すると、テンプレートが用意され、テンプレートを開くと動く作業員のシェイプが含まれたステンシルも表示されます。

このステンシルは、[Visio 無償図形集] の中に入るので、ほかのテンプレートを使っているときなども、[その他の図形] → [Visio 無償図形集] → [動く作業員 ver2.0]  から開くことができます。

ツールの中には、32bit にしか対応していないものも多数あるのでご注意を。

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■ シェイプのダウンロードと [個人用図形] への保存

ステンシルは *.vss や *.vssx というファイルで管理されます。

使用するステンシルのファイルを、[その他の図形] → [ステンシルを開く] から指定して開いてもよいですが、頻繁に使うステンシルは、呼び出しやすいように、[個人用図形] フォルダーにステンシルのファイル (*.vss、*.vssx) を保存しておきます。

たとえば、上でご紹介した New Office Visio Stencil からダウンロード センターにアクセスし、「OfficeSymbols_2012and2014.zip」 をダウンロードして解凍すると、複数の *.vss ファイルが入っているので、この中からことがわかります。このファイルを Documents\個人用図形 にコピーします。

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そうすると、[図形] ウィンドウの [その他の図形] → [個人用図形] で一覧を使ってステンシルを選択できるようになります。 

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標準のステンシルだけでもかなりの数ですが、それでも思うようなシェイプがない、クリップアートでは限界、というような場合は、Visio の無償シェイプを活用するとよいです。

[個人用図形] に入れておけば、使い勝手がよくなるし、ステンシルの管理もしやすくなります。

 

-Kanoko Ishida

Visio の図形の色をまとめて変更する

自作のオリジナル ステンシルに入っているマスター シェイプを編集して色を変更しても、図面上の図形の色が変わらないと、先日のセミナーでご質問をいただきました。仕組みとその解決方法について書きます。

ステンシル (自作でも、もともと Visio で標準的に用意されているステンシルでも) からマスター シェイプを選択して図面上に配置したとき、

 

ステンシル → 図面

ではなく、

ステンシル → [図面ステンシル] へコピー → 図面

という流れで配置されています。

 

図面上に配置されているのは、[図面ステンシル] に含まれているシェイプ、ということです。

そのため、図面に配置済みの図形の色をまとめて変更したいのであれば、ステンシルではなく [図面ステンシル] のマスター シェイプを編集する必要があります。

 

下図は、私が作成した [座席] というステンシルです。このステンシルのマスター シェイプを使って図面を作成しました。

(ステンシルの作り方の一例→ http://www.microsoft.com/ja-jp/visio/2013/tips/visio27.aspx )

緑色の座席が 8 個あります。これをまとめてほかの色に変更したいので、[座席] ステンシルの緑色のマスター シェイプを編集したけれど、図面上の緑色の図形は変わらなかった!というご質問です。

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[図面ステンシル] を表示して、この図面を作成する過程で利用されたマスター シェイプの一覧を確認します。

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この時点で図面上で使われているマスター シェイプ、すでに図面上からは削除されたマスター シェイプなどが [図面ステンシル] に表示されます。

[図面ステンシル] を表示しておくと、ステンシルを切り替えたりする手間を省いて、同じ図形を選択しやすくなります。

 

[図面ステンシル] で緑色のマスター シェイプを右クリックして [マスター シェイプの編集] を行います。

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編集用の画面が表示されます。

図形の色を変えたいのであれば、図形を選択して塗りつぶしの色を変更します。

編集が終わったら右上の [×] で編集用の画面を閉じます。

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表示されるメッセージで [はい] をクリックします。

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[図面ステンシル] のマスター シェイプが編集され、図面上の図形の色も更新されます。

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[座席] ステンシルのマスター シェイプは更新されていません。これが正しい状態です。

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ちなみに、いったん配置したけれど図面上から削除した図形のマスター シェイプが [図面ステンシル] に大量に残っていることがあります。これが原因でファイル サイズが大きくなってしまうことがあるので、不要なものは [ファイル サイズの縮小] で [使用されていないマスター シェイプを削除する] で削除してください。

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-Kanoko Ishida

Windows 8 & Office 2013 -Visio 2013 ページの複製-

石田です。

毎日 Windows 8 と Office 2013 にていろいろと試していますので、

旧バージョンとの比較を含めたエンド ユーザー目線での機能や使い方などを書きます。

 

■Visio 2013 ページの複製

 

Visio 2013 では、Excel のシートをコピーする操作と同じイメージでページをコピーできるようになっています。

 

ページを複製するには、ページ名を右クリックして [複製] をクリックします。

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または、リボンの [挿入] タブの [ページ] の [新しいページ] をクリックして [このページの複製] をクリックしてもよいです。

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Visio 2010 までは、ページを準備しておいて配置済みの図形などをコピーして貼り付けていましたので、
「Excel みたいにコピーできないの?」と、お客様に聞かれることが多かったのです。

作成済みのページを再利用しやすくなりますね。

 

-Kanoko Ishida